Inventarisasi Aset

Manajemen suatu organisasi perusahaan swasta maupun pemerintah mungkin tidak mengetahui berapa tepatnya aset yang dimiliki atau mereka tidak mengetahui bentuk dan dimana posisi aset tetap yang dimilikinya. Pertanyaan tersebut muncul ketika penulis membaca beberapa artikel terkait carut-marutnya pengelolaan aset baik di instansi pemerintah maupun swasta. Untuk itu Manajemen perlu melakukan inventarisasi aset yang merupakan salah satu dari fungsi manajemen aset. Manajemen aset merupakan suatu cara dalam mengelola, mengoptimalkan dan mengendalikan aset agar dapat menunjang kegiatan utama operasional perusahaan. Berikut ini merupakan definisi inventarisasi aset menurut beberapa ahli:

1.  Menurut Sugiama (2013:173) Inventarisasi aset adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu.

2.   Menurut Siregar (2014:518-520) Inventarisasi aset merupakan kegiatan yang terdiri dari dua aspek, yaitu inventarisasi fisik dan yuridis/legal. Aspek fisik terdiri atas bentuk, luas, lokasi, volume/jumlah, jenis, alamat dan lain-lain. Sedangkan aspek yuridis adalah status penguasaan, masalah legal yang dimiliki, batas akhir penguasaan. Proses kerja yang dilakukan adalah pendataan, kodifikasi/labelling, pengelompokkan dan pembukuan/administrasi sesuai dengan tujuan manajemen aset.

3.   Menurut PP No.27 Tahun 2014 pasal 1 menjelaskan bahwa inventarisasi aset adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan Barang Milik Negara/Daerah.

4.  Menurut Harsono, dkk (2004:163) Inventarisasi aset adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi pendaftaran, pencatatan dalam daftar inventaris, penyusunan atau pengaturan barang-barang milik negara atau daerah serta melaporkan pemakaian barang-barang kepada pejabat yang berwenang secara teratur dan tertib menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku sehingga mempermudah dalam penyajian data kekyaan negara/pemerintah daerah baik barang-barang tetap maupun barang-barang bergerak.

         Berdasarkan definisi tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa inventarisasi aset merupakan serangkaian kegiatan yang mencakup proses pendataan, pencatatan serta pengecekan mengenai kualitas dan kuantitas aset secara fisik dan yuridis/legal, kemudian selanjutnya dilakukan kodefikasi/labelling dan mendokumentasikannya untuk kepentingan pengelolaan aset bersangkutan dalam bentuk laporan. Inventarisasi aset dalam perkembangannya sangat diperlukan bagi suatu perusahaan ataupun instansi pemerintah untuk mengetahui jumlah dan kondisi aset yang riil pada saat itu. Berikut ini penulis paparkan mengenai ilustrasi aset kendaraan dinas yang perlu di inventarisasi:

Ilustrasi Kendaraan Dinas

     Kendaraan dinas merupakan aset yang perlu dilakukan upaya inventarisasi guna mendapatkan tingkat keyakinan yang memadai atas keberadaan aset tersebut dan juga kelengkapannya dari sisi legal aspek yang mencakup status penguasaan, masalah legal yang dimiliki, hingga batas akhir penguasaan. Persoalan klasik seperti yang dikutip di http://www.soreangonline.com/ diantaranya Bagian Pengelola Aset Kab. Bandung tidak mengetahui jumlah kendaraan dinas dan masih ada beberapa kendaraan dinas yang masih dikuasai oleh mantan pejabat. Kedua permasalahan tersebut kini telah menjadi Pekerjaan Rumah bagi pemerintah daerah. Kendaraan dinas yang berada pada pengguna barang dan/atau kuasa pengguna barang harus dapat diketahui secara kualitas dan kuantitas. Inventarisasi juga ditujukan untuk memberikan kepastian hukum atas aset-aset yang diperoleh baik dari beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Dalam menyajikan Laporan Keuangan Pemerintah Daerah (LKPD), segala sesuatu terkait dengan pencatatan aktiva di neraca harus disertai oleh laporan fisik atas aset tersebut, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah dilakukannya penelusuran terhadap aset-aset yang telah disajikan di dalam neraca. Beberapa kasus yang telah disebutkan diatas dapat terjadi karena kelalaian pimpinan SKPD atas kinerjanya yang buruk, tidak punya kompetensi, dan lemah potensinya. Sebagaimana permasalahan tersebut diatas, untuk menekan kerancuan dalam hal menetapkan dan mengetahui jumlah kendaraan dinas oleh Pemkab Bandung diperlukan langkah-langkah strategis dalam teknis pengelolaan barang milik daerah diantaranya adalah Pengelola dan Pengguna barang harus melakukan sensus barang milik daerah secara berkala untuk menyusun Buku Inventaris dan Buku Induk Inventaris beserta rekapitulasi barang milik pemerintah daerah. Mengenai kendaraan dinas yang masih dikuasai oleh mantan pejabat haruslah dilakukan upaya hukum jika sudah melewati batas akhir penguasaan atas aset tersebut. Jika masa tugas pejabat sudah berakhir, maka aset-aset negara yang dikuasainya haruslah dikembalikan. Jika tidak, hal tersebut akan menjadi temuan oleh KPK dan berujung pada tindak pidana dengan ancaman dipenjarakan. Dalam siklus pengelolaan barang milik daerah, termasuk kendaraan dinas, secara garis besar dimulai dari analisis kebutuhan, pengadaan, pencatatan, pendistribusian, pemeliharaan, dan pada akhirnya penghapusan. Seharusnya pihak yang terkait terhadap pengelolaan barang milik daerah harus dapat menjalankan fungsi manajemen aset terutama inventarisasi aset yang dinilai masih belum signifikan pencapaiannya. Kegiatan inventarisasi penting dilakukan untuk mengetahui aset-aset yang dikelola dari segi fisik dan hukum. Data yang terdapat dalam daftar inventaris sangat berguna untuk menyusun perencanaan kebutuhan agar tidak terjadi pemborosan. Dari penjelasan tersebut, dengan kata lain pelaksanaan inventarisasi harus dilakukan dengan benar, memacu pada relevansi antara data dan kondisi barang yang riil, terutama dalam pencatatan kedalam daftar inventaris serta pelaporan atas barang tersebut. Hal ini dilakukan agar dapat diketahui kondisi riil barang serta tidak terjadi pemborosan bagi instansi pemerintah daerah terutama dari segi biaya pemeliharaan.